« Depuis la naissance de l’homme, les outils ont toujours été l’extension de son cerveau. Même avec ses mains. » Nabil Alami, thermique.
Depuis l’aube des temps, l’homme a toujours utilisé des outils. C’est ce qui a conduit notre espèce à survivre et à évoluer. Ces outils nous ont permis de répondre à nos besoins essentiels comme la nourriture et le logement, ainsi que nos besoins secondaires comme le divertissement.
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Aujourd’hui plus que jamais, notre société évolue à pleine vitesse et de nouveaux outils émergent chaque jour. Au travail et dans la vie privée, il est donc essentiel d’utiliser les bons outils pour être efficace, productif et organisé.
Dans la gestion de projet, il est essentiel d’utiliser les bons outils pour réussir. Saviez-vous que seulement 2,5 % des entreprises réussissent 100% de leurs projets ? Votre agence créative utilise-t-elle les bons outils pour réussir ?
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Découvrez 5 outils essentiels Organiser travailler au sein de votre agence et assurer ainsi son succès. Outils collaboratifs et plateformes de collaboration en ligne sont la partie essentielle de la transformation numérique des entreprises.
1. Un journal
Le temps est précieux et pour respecter les délais, il est essentiel d’avoir un calendrier mis à jour pour afficher les dates clés, les jalons et les échéances pour les projets et les tâches.
Chaque employé peut partager son programme avec les membres de l’équipe pour les tenir informés de sa disponibilité et de l’avancement des activités dont il est responsable.
Ce type d’outil de calendrier partagé facilite également l’organisation d’événements importants pour le projet, tels que des réunions spécifiques ou récurrentes avec l’équipe et le client.
En général, vous pouvez synchroniser l’outil agenda directement avec votre boîte de réception et la vôtre pour recevoir des notifications et des rappels.
2. Un outil de gestion des tâches
Ce type d’outil est essentiel pour connaître l’avancement des différentes tâches du projet.
Le chef de projet crée facilement des tâches, fixe des échéances et affecte un ou plusieurs responsables. Définit les notifications pour alerter en temps réel lorsqu’une activité est mise à jour, expirée ou terminée. Tout le monde peut voir toutes les tâches et leurs progrès dans la planification de votre projet. En un clin d’œil, toute l’équipe sait qui est responsable de chaque tâche et de leurs progrès.
Cet outil facilite la collaboration au sein de l’équipe en permettant à chaque membre d’organiser et de structurer facilement ses activités dans des espaces de travail définis. La création de listes de tâches partagées (ou listes de tâches) permet à chacun de savoir où il se trouve dans son travail et d’avoir le sentiment de devoir accompli lorsqu’une tâche est retirée de la liste des choses à faire.
3. Un lecteur
Les jours où les documents de travail ont été échangés par e-mail sont terminés. Aujourd’hui, il existe des plateformes pour stocker et partager de manière simple, simple et immédiate tous les documents de travail avec les employés, les clients et les prestataires de services. Ces plates-formes sont accessibles en ligne et hors ligne, et vous pouvez synchroniser des documents à partir de votre ordinateur.
Terminé la confusion de savoir quelle est la dernière version d’un document. Maintenant, ces outils offrent une gestion automatique des versions dès qu’un fichier est modifié ou ajouté. Et vous pouvez accéder aux versions précédentes à tout moment.
Enfin, vous pouvez contrôler l’accès à chaque document et empêcher vos collègues d’y accéder pendant la modification. Cela empêche un plus grand nombre de personnes de travailler sur le même document en même temps.
4. Outils de communication
Au travail, la communication est clé du succès. En tant qu’agence créative, la communication est votre domaine préféré, vous devriez donc éviter le dicton « les cordonniers sont toujours les cordonniers les plus pauvres » à tout prix.
Pour communiquer efficacement avec les clients, les équipes et les fournisseurs de services, vous devez utiliser des outils appropriés et efficaces tels que :
- Messages privés qui vous permettent de partager des informations avec vos employés et vos clients, ce qui réduit les flux d’e-mails
- Groupes de discussion qui organisent des échanges entre les membres d’une équipe travaillant sur le même projet ;
- Les chats en temps réel sont idéales pour réagir instantanément, solliciter l’opinion de vos employés, poser des questions et recevoir des commentaires rapides, féliciter vos collègues et motiver vos équipes ;
- Appels audio et vidéo pour communiquer très facilement avec vos employés et vos clients, où que vous soyez. Vous pouvez également partager l’écran, très pratique pour faire correctifs en temps réel.
Ce type d’outils vous permet d’échanger et de partager facilement et rapidement des idées, des fichiers, des liens, des photos et des commentaires liés au projet sur lequel vous travaillez.
5. Un outil de suivi
Cet outil est essentiel pour avoir une vue d’ensemble du projet et suivre attentivement l’avancement de vos projets et la performance de vos équipes.
Avec elle, vous pouvez analyser la charge de travail des employés, savoir où ils sont dans l’exécution de leurs activités et en apprendre davantage sur leur disponibilité. Par exemple, vous pouvez demander à un employé plus disponible d’aider un membre de son équipe à éviter les retards dans une tâche.
Cet outil est essentiel pour fournir une estimation réaliste de la date de livraison d’un projet basée sur les performances de l’équipe et le temps alloué à chaque activités.
Constatation
« Vous ne pouvez pas trier la productivité, vous devez fournir les outils pour aider les gens à s’améliorer. »
Pour être productif et efficace, vous devez organiser une agence créative et utiliser tous ces outils (bien que cette liste ne soit pas exhaustive). Une solution de gestion de projet réunit toutes ces fonctionnalités en un seul outil. Ainsi, vous gagnez du temps en évitant de jongler entre différents logiciels et vous économisez de l’argent en achetant un seul produit.
plus disponibles pour aider un membre de son équipe à éviter les retards dans une activité.
Cet outil est essentiel pour fournir une estimation réaliste de la date d’exécution d’un projet en fonction du rendement de l’équipe et du temps alloué à chaque tâche.
Constatation
« Il n’est pas possible de commander le productivité, vous devez fournir les outils pour aider les gens à s’améliorer.
Pour être productif et efficace, vous devez organiser une agence créative et utiliser tous ces outils (bien que cette liste ne soit pas exhaustive). Une solution de gestion de projet réunit toutes ces fonctionnalités en un seul outil. Ainsi, vous gagnez du temps en évitant de jongler entre différents logiciels et vous économisez de l’argent en achetant un seul produit.
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